Política de Protección de Datos Personales

1. OBJETIVO:

El manual de protección y uso de datos de la organización contiene las pautas para la protección de cualquier tipo de dato que se encuentre registrado en la base de datos, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confiabilidad e integridad de la información cumpliendo con la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

2. ALCANCE:

Este manual aplica a todas las Bases de Datos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la organización.

3. DEFINICIONES:
4. a) Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos

personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1. b) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
2. c) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
3. d) Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
4. e) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el

Tratamiento de datos personales.

1. f) Responsable del tratamiento: Persona natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
2. g) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
3. h) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
4. i) Transferencia: Nos encontramos frente a transferencia de datos, cuando quien está encargado del tratamiento de los mismos y se encuentra en Colombia envía datos a un receptor que se encuentra fuera o dentro del país y este también es responsable del tratamiento de los mismos.
5. MARCO LEGAL:

La ley 1266 de 2008, conocida como “LEY DE HABEAS DATA”, ha sido establecida por el gobierno nacional con el objeto de desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las

personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en Bancos de Datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución política, particularmente en relación con la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países. Es aplicable a todos los datos de información personal registrados en bancos de datos que sean administrados por entidades públicas y privadas. No es aplicable a los datos mantenidos en el ámbito exclusivamente personal o doméstico y aquellos que circulan internamente.

Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos, refiriendo a los artículos 15 y 20 de Constitución Política”.

Decreto 1377 de 2013: “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012” Sentencia C -748 de 2011 Constitucionalidad del proyecto de la ley estatutaria de Protección de Datos Personales.

5. DESARROLLO:

ELECTRO ALIANZA SAS, de ahora en adelante denominado la organización, se acoge a las disposiciones generales contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el

Decreto 1377 de 2013, y a las demás normas que modifiquen sobre la materia, y por ende pone a disposición este manual de protección y uso de datos personales a todas las personas con las que se tiene algún tipo de relación contractual como integrantes, proveedores, accionistas, acreedores, deudores, entre otros.

5.1 GENERALIDADES

5.1.1 DEFINICIONES Y CONCEPTOS

1. Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

1. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

1. Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

1. Responsable del tratamiento: Persona natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

1. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

1. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

1. Transferencia: Nos encontramos frente a transferencia de datos, cuando quien está encargado del tratamiento de los mismos y se encuentra en Colombia envía datos a un receptor que se encuentra fuera o dentro del país y este también es responsable del tratamiento de los mismos.

5.1.2 PRINCIPIOS

La Organización estructura su Política de Protección de datos con base en los siguientes principios:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

1. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

1. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, ‘ expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

1. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

1. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

1. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

1. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

5.1.3 CATEGORIAS DE LOS DATOS

1. Datos Sensibles: Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

1. Datos de Menores de Edad: El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

1. Datos públicos: Cuando hablamos de datos públicos nos referimos a cualquier dato que es /te en disposición, en bancos, bases, o demás formas de recolección de datos de USO PÚBLICO; es decir que cualquier persona pueda acudir a ellos sin ningún tipo de requerimiento especial. Igualmente con los datos personales que se encuentren en este tipo de fuentes, y serán considerados públicos desde su naturaleza, respetando los parámetros que la legislación impone y lo anteriormente estipulado.

5.2 NECESIDAD DE RECOLECCIÓN DE DATOS

La Organización recolecta los datos para el objeto propio de la misma. Los datos personales que son recolectados de los clientes son necesarios para el proceso comercial; los datos de proveedores y terceros para el proceso de abastecimiento relacionados con la cadena de suministros y mantenimiento interno; los datos de los integrantes para el desarrollo de la relación contractual; y de los socios para el desarrollo de la finalidad empresarial.

También se realizan videograbaciones por seguridad y se notifica a través de avisos en lugares visibles, las cuales no son permanentes en nuestras bases de datos.

5.3 IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

El responsable del tratamiento de sus datos personales es ELECTRO ALIANZA SAS, identificada con NIT 860.076.598-9, con sede principal en la Calle 13 #37 – 42 en la ciudad de Bogotá, sitio web www.electroalianza.com.

Sin embargo se reserva el derecho de delegar a un tercero tal tratamiento, exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de datos personales y de estricta confidencialidad de los mismos.

Contacto de Tratamiento de Datos: info@electroalianza.com o a la dirección: Calle 13 #37 – 42.

5.4 POLÍTICA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ELECTRO ALIANZA SAS.

OBJETIVO: Dar a conocer las pautas para la protección de cualquier tipo de dato, recopilado por ELECTRO ALIANZA SAS brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confiabilidad e integridad de la información cumpliendo con la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

ALCANCE: Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de ELECTRO ALIANZA SAS.

MARCO LEGAL: La ley 1266 de 2008, “Por la cual se dictan las disposiciones generales de habeas data, y se regula el manejo de la información contenida en las bases de datos, personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”. Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos, refiriendo a los artículos 15 y 20 de Constitución Política”. Decreto 1377 de 2013: “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”

DESARROLLO DE LA POLITICA: ELECTRO ALIANZA SAS, identificada con NIT 860.076.598-9, con sede principal en la Calle 13 #37 – 42 en la ciudad de Bogotá, Teléfono: (601) 3605760 o 316 5294433, sitio web www.electroalianza.com incorporará en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de

atención y será responsable del tratamiento de la información de todas las personas, que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la organización los haya suministrado. Por lo tanto:

1. Se solicitará autorización al ingreso del dato respetando los principios establecidos en la ley.
2. El tratamiento de datos será de recolectar, almacenar, procesar o actualizar, usar y/o transferir según corresponda, teniendo en cuenta las siguientes finalidades:
3. Envío de información relevante según relación establecida con el Titular del dato como: cotizaciones, remisiones, facturación, atención de PQRS, evaluación de satisfacción, prospección comercial, comprobantes de pago, certificaciones e invitaciones a eventos, y demás comunicados relacionados con las actividades que desarrolla la Organización.
4. Atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
5. Envío de información a clientes con contenidos institucionales, notificaciones, reportes a centrales de riesgo, información del estado de cuenta, saldos y valores pendientes de pago.
6. Comunicación con proveedores de producto y servicio que garanticen el correcto cumplimiento y ejecución de la relación contractual como entrega oportuna, acuerdos comerciales, PQRS y garantías.
7. Para el desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato laboral entre la organización y los integrantes.
8. Transferencia de datos a terceros para tramite de afiliaciones voluntarias y obligatorias, cuenta bancaria, parafiscales u otras obligaciones legales y reglamentarias.
9. Envío de información en el ejercicio del accionista
10. Los Titulares de los datos tienen derechos que se derivan de la protección de datos personales como:
11. Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
12. Derecho a solicitar prueba de la autorización.
13. Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales.
14. Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato.
15. Derecho a acceder a sus datos personales
16. Para la protección y tratamiento de datos se tendrán en cuenta los siguientes principios:
17. Principio de legalidad: El Tratamiento de la información de la organización obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, el cual se enmarcará en el manejo de la información para actividades relacionadas con su objeto social.
18. Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.
19. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

1. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, información sobre los datos que reposen en sus bases de datos que le conciernan.
2. Principio de acceso y circulación restringida: Solo podrán tener acceso a los datos personas encargadas del tratamiento de los mismos o autorizadas por el titular. Los datos personales que no sean públicos, no podrán ser publicados en internet ni en otros medios de divulgación a menos de que esto se haga para uso del encargado del tratamiento de los mismos o con autorización del titular.

1. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive una vez finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento
3. En caso de obtener datos de terceros se verificará que el tercero cuente con la autorización del titular que le permita compartir la información.
4. La transferencia de datos se realizará con autorización del Titular.
5. Las transferencias internacionales de datos personales se realizará cuando exista la autorización del Titular y previa autorización de la declaración de conformidad de los datos personales por la SIC, a excepción de la existencia de un contrato de trasmisión de datos personales.
6. Los datos sensibles deberán tener autorización del Titular salvo disposición legal o médica.
7. El tratamiento de datos de menores estará ligado a la autorización del representante legal o tutor del mismo en caso de que sea necesario.
8. La confidencialidad e integridad de los datos almacenados en espacios físicos y en sistemas informáticos están protegidos evitando su adulteración, pérdida y acceso no autorizado o fraudulento.
9. Los titulares de los datos podrán en cualquier momento interponer y seguir el procedimiento en pro de la defensa de sus derechos, incluyendo la actualización, cambio o modificación y supresión de los datos recolectados. Se debe realizar mediante el diligenciamiento del formato: adjuntando fotocopia de la cedula del titular interesado y dirigirlo al área de Servicio al cliente encargada de la protección de datos personales, a través del correo: info@electroalianza.com o a la dirección: Calle 13 #37 – 42. Reclamaciones para tratamiento de datos personales, adjuntando fotocopia de la cedula del titular interesado y dirigirlo al área de Servicio al cliente encargada de la protección de datos personales, a través del correo: info@electroalianza.com o a la dirección: Calle 13 #37 – 42.

La presente política entra en vigencia a partir del 1 de agosto 2024 con aprobación por parte de la Alta Dirección. Se podrá modificar los términos y condiciones del presente documento como parte de esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la ley 1581 de 2012, en caso que se realicen cambios sustanciales en las políticas de tratamiento será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas para posterior publicación en nuestra página web.

5.5 RECOLECCION DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos recolectados con previa autorización, deberán limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad, los cuales son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente informando al titular su tratamiento.

5.6 AUTORIZACIÓN DE DATOS

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular.

ELECTRO ALIANZA SAS dispone de los siguientes mecanismos: página web, correo electrónico, firma en los correos y formatos físicos para que el Titular del dato autorice el tratamiento de los mismos.

Para los datos personales que han sido recolectados con anterioridad, se les informará que sus datos están incluidos en la base de datos personales de la Organización y el tratamiento que se le dará de acuerdo a la política establecida, dando a conocer la política de tratamiento de datos que contiene la finalidad y los derechos del Titular. En caso de no poder contactar al Titular del dato, se publicará en la página web el aviso de privacidad, la autorización y la Política de Tratamiento de Datos. Si en un término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la implementación, el Titular no ha contactado al responsable para supresión de sus datos personales, el Responsable podrá continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases para la finalidad indicada en la Política.

5.6.1 CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
• funciones legales o por orden judicial;
• Datos de naturaleza Pública
• Casos de urgencia médica o sanitaria
• Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o
• científicos.
• Datos Relacionados con el Registro Civil de las personas.

5.6.2 MEDIOS Y MANIFESTACIONES PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

La autorización puede ser solicitada a través de:

• Correos masivos a los contactos existentes en las bases de datos solicitando
• la autorización. En caso de no obtener respuesta en un mes se dará por aceptado el
• tratamiento de los datos.
• Para los clientes atendidos telefónicamente se notifica sobre la política de protección
• y se envía los datos al correo registrado.
• En las firmas de correo de los integrantes de la organización.

5.7 CAMBIO DE POLITICAS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS

Cuando el tratamiento de los datos por algún motivo justificado cambie las políticas, la Organización deberá informar al titular de los cambios que se han realizado, esto se debe hacer en el momento de la implementación de las nuevas disposiciones y solicitar la autorización cuando afecte la finalidad del tratamiento. Los cambios serán notificados a través de la página web www.electroalianza.com.

5.8 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo. Ver procedimiento Numeral 5.12.

5.9 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de los datos de la organización se realizará de la siguiente manera:

1. Se recolecta la información
2. Se almacenan en un archivo electrónico
3. Se actualizan y procesa
4. Se hace una copia de seguridad
5. Se registra en la bases de datos en el Registro Nacional de la Base de Datos
6. Se consultan por los interesados
7. Se transfieren en caso que sea necesario.

5.9.1 PUBLICOS

La organización advierte que trata sin previa autorización del titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, por tratarse de una función pública reglada por la ley.

5.9.2 SENSIBLES

La organización restringirá el tratamiento de datos personales sensibles y se solicita consentimiento previo y expreso a los titulares y/o representante legal informando la finalidad exclusiva de su tratamiento excepto cuando:

• En los casos que por ley no sea requerida la autorización
• Salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente
• incapacitado
• Procesos judiciales o tenga finalidad histórica, estadística o científica.
• El titular del dato no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

5.9.3 NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niños, niñas, y adolecentes está prohibido excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública de conformidad con lo establecido en el Art 7 de la ley 1581 de 2012 , cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

El representante legal o tutor del niño, niña y adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor a ser escuchado opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez autonomía y capacidad para atender el asunto.

5.10 FINALIDAD DE DATOS PERSONALES

5.10.1 BASES DE DATOS DE CLIENTES

Bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de naturaleza pública, privada, y de personas naturales o jurídicas en calidad de comerciantes que mantienen un vínculo contractual, para la adquisición de materiales eléctricos de comunicación, voz datos video, y productos para el bloqueo e identificación industrial. La finalidad de los datos será:

• Para la toma de pedidos, generación de cotización, remisión, facturas, anulaciones y/o
• notas crédito
• Para el envío de información de productos como fichas técnicas, certificados, garantías
• Para la gestión de servicio al cliente: atención de PQRS y evaluación de satisfacción
• Para prospección comercial e invitación a eventos o capacitaciones
• Para el envío de información sobre el portafolio de servicios de la organización
• Atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
• Envío de información con contenidos institucionales, notificaciones, reportes a centrales
• de riesgo, información del estado de cuenta, saldos y valores pendientes de pago.
• Transferir datos a proveedores como, Covinoc, firma de abogados y parafiscales cuando
• sea aplicable.

5.10.2 BASES DE DATOS DE PROVEEDORES DE PRODUCTO Y SERVICIO

Esta base de datos contiene datos públicos y privados, los cuales tienen como finalidad:

• Garantizar la entrega oportuna de productos y servicios.
• Para la conciliación de saldos, notas crédito y/o facturas.
• Mantenimiento de la relación contractual.
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de
• mandatos judiciales o legales.
• Cumplimiento de deberes de carácter legal.
• Envío de información, incluyendo invitaciones a eventos, y aquellas comunicaciones

relacionadas con las actividades que desarrolla la Organización.

• Para el trámite de garantías.
• Para apoyo técnico comercial.
• Para selección, evaluación del producto o servicio suministrado.

5.10.3 BASES DE DATOS DE INTEGRANTES DE LA ORGANIZACIÓN

Bases de datos manuales o automatizadas, que contienen datos de la personas naturales que se vinculan laboralmente a la organización, en esta base se registran datos públicos, privados, sensibles y de niños, niñas y adolescentes. En ningún caso se dará tratamiento a los datos sin autorización previa y cuyo tratamiento tiene la finalidad de:

• Cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias.
• Transferencia de datos a terceros para tramite de afiliaciones voluntarias y obligatorias,
• cuenta bancaria, parafiscales
• Para el desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado entre las
• partes
• Para envío de información interna de la organización como: Comprobantes de nómina,
• eventos, certificaciones, citación a descargos, entre otros.
• Para obtener beneficios de proveedores de producto y servicio
• Para aplicación de baterías, encuestas y demás temas de bienestar.

5.10.4 BASES DE DATOS DE SOCIOS

• Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los
• vínculos contractuales en los que sea parte el Accionista Titular de la información.
• Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por Las Sociedades con el Accionista
• Titular de la Información.
• Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo del contrato de la
• organización al Accionista Titular de la Información.
• Para envió de información financiera, de resultados y relevante en el ejercicio del
•  

5.11 DERECHOS DE LOS TITULARES

Los derechos de los Titulares del dato que reposen en las bases la organización son los siguientes:

1. Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.

1. Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2013. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley.

1. Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los Titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al Responsable de la información.

1. Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: Los Titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a la organización para el tratamiento de sus datos, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Si se vence el término de respuesta a la solicitud y no se han eliminado los datos el Titular podrá solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio la supresión de los mismo. Esto no aplica cuando el Titular tenga un deber legal o contractual.

1. Derecho a acceder a sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5.12 PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS

TITULARES

Los titulares de los datos podrán en cualquier momento interponer y seguir el procedimiento en pro de la defensa de sus derechos, incluyendo la actualización, cambio o modificación y supresión de los datos recolectados. Se debe realizar mediante el diligenciamiento del formato: Reclamaciones para tratamiento de datos personales, adjuntando fotocopia de la cedula del titular interesado y dirigirlo al área de Servicio al cliente encargada del tratamiento a través del correo: info@electroalianza.com o a la dirección: Calle 13 #37 – 42. El Titular puede realizar:

1. CONSULTAS: Sobre la información básica de las bases de datos que se encuentren en nuestra organización afín al Titular. Las consultas, serán atendidas en un término máximo de diez 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibida la solicitud, si no fuera posible atender la consulta en el término indicado se debe informar los motivos y señalar la nueva fecha dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. El Titular puede consultar de forma gratuita una vez al mes sus datos, si requiere más de una consulta, el Responsable podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso certificación de documentos.

1. RECLAMOS: Cuando el titular de los datos considere que la información generada no es correcta, no está siendo bien administrada, no se le está dando un buen uso, podrá generar el respectivo reclamo para corrección, actualización o supresión. La respuesta al reclamo se dará en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibido, cuando no es posible atender dentro de dicho término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no puede ser superior a ocho (8) días hábiles. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de éste para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Nota: Cuando se presente un reclamo, se registrará una pqrs en el código del cliente, y se incluirá la nota de “Reclamo en trámite” en la base de datos. El Titular solo podrá elevar queja antes la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento.

5.13 DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

La Organización como Responsable de la información presenta los siguientes deberes a su cargo:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data.
2. Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del Tratamiento de información.

6. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012. La organización garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal, publico, sensible o de menores el secreto profesional respeto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones con la Organización.

5.14 LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los responsables del manejo y tratamiento, solo podrán recolectar, solicitar, hacer uso y demás disposiciones de los datos personales de acuerdo al fin y objetivo marcado desde un inicio según las políticas de uso, tiempo que deberá ser, razonable y adecuado. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el responsable y el encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

5.15 TEGNOLOGIA Y COMUNICACIONES. CÓDIGOS DE ACCESO Y CONTRASEÑAS

La confidencialidad y la integridad de los datos almacenados en los sistemas de la organización están protegidos por códigos de acceso y contraseñas que aseguran que solamente empleados autorizados tengan acceso.

5.15.1 RESPONSABILIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS

Es responsable de la administración de los controles de acceso a todos los sistemas de Información de la compañía, así como a los diferentes servicios ofrecidos como Internet, Intranet, VPN, carpetas compartidas, etc. Se deshabilitarán los códigos de usuario de los empleados que sean retirados de la nómina.

5.16 AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN

ELECTRO ALIANZA SAS publicará aviso de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales vinculadas contractualmente que se encuentren incluidos en la base de datos conformada con anterioridad a la vigencia de la ley 1581 de 2012.

5.16.1 AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 AVISO DE PRIVACIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ELECTRO ALIANZA SAS identificada con NIT 860.076.598-9 con sede principal en la Calle 13 #37 – 42 en la ciudad de Bogotá, Teléfonos (601) 3605760 o 316 5294433, dando cumplimiento a Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, le informa que: 1) ELECTRO ALIANZA SAS será el responsable del tratamiento de los datos personales que suministre y serán tratados de acuerdo a las funciones propias de la Organización o cumplimiento de obligaciones legales que involucren al Titular. Para mayor información puede consultar nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, y Manual de Protección y Uso de Datos Personales, en la página web: www.electroalianza.com 2) Usted como Titular del dato, en cualquier momento puede interponer y seguir el procedimiento en pro de la defensa de sus derechos, incluyendo la actualización, cambio o modificación y supresión de los datos recolectados por ELECTRO ALIANZA SAS. Para el trámite debe realizar el diligenciamiento del formato: Reclamaciones para tratamiento de datos personales, adjuntar fotocopia de la cedula y dirigirlo al área de Servicio al cliente en la dirección: Calle 13 #37 – 42, área encargada de la protección de datos personales, en caso de dudas o inquietudes puede escribirnos al correo: info@electroalianza.com 3) ELECTRO ALIANZA SAS garantiza la confidencialidad, seguridad, transparencia, acceso y circulación restringida de los datos y se reserva el derecho de modificar su política de tratamiento de datos personales y el presente aviso en cualquier momento, el cual será informado y publicado oportunamente en la página web. AUTORIZACIÓN EXPRESAPARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: De acuerdo a la ley 1581 de 2012 de Protección de datos de carácter personal, le informamos que sus datos personales se encuentran registrados en la base de datos de ELECTRO ALIANZA SAS y serán tratados de acuerdo a la finalidad establecida en el manual y política de Protección de Datos personales, para mayor información consultar en www.electroalianza.com. Leído lo anterior, autorizo a ELECTRO ALIANZA SAS al tratamiento de mis datos personales hasta que explícitamente la revoque con una comunicación por escrito.

Si desea realizar actualización, modificación o supresión de los datos recolectados, escribanos a:  info@electroalianza.com.

5.16.2 AUTORIZACION Y AVISO DE PRIVACIDAD INTEGRANTES DE ELECTRO ALIANZA SAS.

ELECTRO ALIANZA SAS., identificada con NIT 860.076.598-9 con sede principal en la Calle 13 #37 – 42 en la ciudad de Bogotá, Teléfono: (601) 3605760 o 316 5294433, ubicada en la ciudad de Bogotá, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, de protección de datos, se permite informar que los datos personales de los integrantes vinculados reposan en las bases de datos y archivos físicos de la Organización, al igual que los recolectados con anterioridad a la expedición de este decreto y los que sean recolectados en el futuro. Esta información es utilizada para los fines propios de nuestra organización, para dar cumplimiento e implementación de las relaciones contractuales y específicamente para mantener comunicación con el integrante cuando se presente alguna situación de caso fortuito y para el ejercicio del objeto social de ELECTRO ALIANZA SAS, relacionados a continuación: Iniciar un proceso de selección de personal de acuerdo a su aptitud para un cargo o tarea, Cumplir con las obligaciones contraídas con la Organización en relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo y la legislación laboral, Realizar estudios internos, aplicación de baterías y/o encuestas relacionadas con temas de bienestar y clima organizacional, Transferencia de datos a terceros para trámite de afiliaciones voluntarias y obligatorias, cuentas bancarias y parafiscales, Para el proceso de archivo, actualización de los sistemas, protección y custodia de información y bases de datos de la Organización, Para envío de información interna de la organización como: Comprobantes de nómina, eventos, certificaciones, citación a descargos, entre otros, Para obtener beneficios de proveedores de producto y servicio. ELECTRO ALIANZA SAS procesa datos sensibles solo si es necesario para cumplir con las obligaciones legales, con su consentimiento. Datos Sensibles son aquellos datos que revelan información sobre origen étnico o racial, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, participación en sindicatos, salud mental o física, vida u orientación sexual, estrato social, biométricos, datos de niños, niñas y adolescentes. Todo dato sensible recolectado debe tener una autorización previa ya que el titular tiene derecho de no suministrar datos sensibles. Para la autorización de los datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013, por favor enviar correo a info@electroalianza.com para solicitar el presente el formato para la autorización de estos. Si después de 30 días de publicado el aviso en la página web no se obtiene respuesta, conforme al Articulo 10 se asumirá la continuidad del Tratamiento de Datos. Usted como Titular del dato, en cualquier momento puede interponer y seguir el procedimiento en pro de la defensa de sus derechos, incluyendo la actualización, cambio o modificación y supresión de los datos recolectados por ELECTRO ALIANZA SAS. Para el trámite debe realizar el diligenciamiento del formato: Reclamaciones para tratamiento de datos personales y dirigirlo al área de Gestión Humana, área encargada de la protección de datos personales y sensibles de los integrantes de la Organización, en caso de dudas o inquietudes puede escribir al correo: info@electroalianza.com o comunicarse a los teléfonos (601) 3605760 o 316 5294433. ELECTRO ALIANZA SAS garantiza la confidencialidad, seguridad, transparencia, acceso y circulación restringida de los datos y se reserva el derecho de modificar su política de tratamiento de datos personales y el presente aviso en cualquier momento, el cual será informado y publicado oportunamente en los medios internos y/o página web. Leído lo anterior, declaro que soy responsable de la veracidad de los datos que he suministrado y/o suministraré, autorizando de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca el tratamiento de mis datos personales, el consentimiento para el uso de los datos sensibles, datos de niños, niñas y adolescentes, así como toda la información que se refiera a la relación contraída con ELECTRO ALIANZA SAS.

Firma del Titular de dato:

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Nombres y Apellidos:

C.C